Menjaga kerapian dokumen bukan hanya sekadar soal estetika, melainkan juga efisiensi dan keamanan informasi. Bayangkan berapa banyak waktu yang terbuang hanya untuk mencari selembar kertas penting yang terselip di tumpukan meja. Hindari risiko dokumen penting hilang atau rusak dengan mulai menggunakan sistem pengarsipan yang tepat menggunakan map dan ordner.
Daftar Isi
Perbedaan Map dan Ordner
Meski sama-sama digunakan untuk menyimpan kertas, map dan ordner memiliki fungsi yang berbeda. Map (folder) biasanya lebih tipis dan terbuat dari kertas karton atau plastik tipis, cocok untuk membawa dokumen dengan jumlah sedikit atau untuk keperluan meeting (mobile). Sementara Ordner adalah map besar berbahan board tebal yang dilengkapi mekanik penjepit besi di dalamnya. Ordner mampu menampung ratusan hingga ribuan lembar dokumen, sehingga lebih cocok untuk pengarsipan jangka panjang di lemari.
Keuntungan Menggunakan Ordner
Menggunakan ordner menawarkan sejumlah keuntungan tak terbantahkan. Pertama, melindungi fisik dokumen penting dari debu, air, tumpahan kopi, dan lipatan yang tidak disengaja. Kedua, ordner memungkinkan Anda membuat sistem indeks dan pelabelan pada bagian punggungnya (spine label), sehingga siapapun bisa dengan cepat menemukan dokumen yang dicari. Terakhir, ordner sangat menghemat ruang penyimpanan karena didesain kokoh untuk berdiri tegak berjajar rapi di rak lemari kantor Anda.
Pengarsipan yang rapi meningkatkan efisiensi waktu kerja.
Tips Mengorganisir Dokumen
Untuk memaksimalkan penggunaan ordner, gunakan kertas pemisah (divider) berwarna di dalamnya. Anda bisa membagi dokumen berdasarkan kategori abjad, nama klien, proyek, atau berdasarkan bulan terjadinya transaksi. Selain itu, jadwalkan waktu secara berkala untuk melakukan pemilahan (purging). Singkirkan dokumen lama yang sudah tidak memiliki nilai guna agar ordner tidak menjadi tumpukan sampah kertas yang penuh sesak.
Kesimpulan
Beralih dari menumpuk kertas di meja menjadi menyimpannya di dalam map atau ordner adalah investasi kecil yang berdampak besar bagi produktivitas Anda. Temukan berbagai jenis ordner plastik (PVC), map kertas, maupun divider dengan warna-warni menarik hanya di ATKMalang, solusi pengarsipan terbaik Anda.
